Leseprobe

Aus „Skills, die Geld verdienen“ von Robert Meyer.

Einleitung

Vom gelungenen Versuch zum brauchbaren Ablauf

Stellen Sie sich vor, zwei Beschäftigte sollen aus demselben Projektstand einen Bericht für die Geschäftsführung erstellen. Beide nutzen eine KI. Die erste Person verlangt eine kurze Zusammenfassung. Die zweite bittet um eine Übersicht mit Risiken und Entscheidungen. Die Berichte lesen sich ordentlich, beantworten aber unterschiedliche Fragen. Einer nennt viele erledigte Aufgaben, der andere hebt Verzögerungen hervor. Ob das Projekt insgesamt im Plan liegt, lässt sich aus beiden nur mit zusätzlichem Nachfragen erkennen.

Hier fehlt zunächst eine gemeinsame Vorstellung davon, was ein guter Bericht enthalten muss. Solange diese Vorstellung unklar bleibt, wird auch eine ausführlichere KI-Anweisung das Problem nur teilweise lösen. Soll der Bericht informieren, eine Entscheidung vorbereiten oder auf eine kritische Abweichung aufmerksam machen? Wer liest ihn? Welche Angaben müssen nachprüfbar sein? Was darf fehlen, ohne dass der Bericht unbrauchbar wird?

Ein Skill wird interessant, wenn diese Fragen häufiger dieselben Antworten haben. Dann kann eine einmal entwickelte Vorgehensweise bei späteren Aufgaben erneut herangezogen werden. Für den Projektbericht könnte sie festlegen, zuerst den Berichtszeitraum zu prüfen, anschließend Plan und Ist gegenüberzustellen und zum Schluss die Entscheidungen zu benennen, die von der Geschäftsführung benötigt werden. Die Projektdaten wechseln. Der fachliche Rahmen bleibt bestehen.

Das ist der Ausgangspunkt dieses Buches: wiederkehrende Anforderungen erkennen und so beschreiben, dass eine KI damit arbeiten kann. Die Technik gehört dazu. Entscheidend ist jedoch, ob das Verfahren zur Aufgabe passt.

So arbeiten Sie mit diesem Buch

Der erste Teil schafft die Grundlagen. Sie lernen, was Skills sind, welche Rolle die Arbeitsumgebung spielt und warum gute Eingaben und eine bewusste Prüfung erforderlich bleiben. Die Erklärung beginnt beim Arbeitsablauf. Installationsdetails folgen erst, wenn Sie die Zusammenhänge einordnen können.

Im zweiten Teil betrachten wir die Auswahl und Gestaltung. Nicht jede häufige Aufgabe verdient einen Skill, und nicht jede gefundene Skill-Datei passt zu Ihrem Unternehmen. Sie lernen, Voraussetzungen zu untersuchen, bestehende Anleitungen anzupassen und sinnvolle Testfälle zu entwickeln. Dabei achten wir besonders auf unvollständige Angaben und Situationen, in denen die KI nachfragen oder die Bearbeitung unterbrechen sollte.

Der dritte Teil führt durch konkrete betriebliche Aufgaben. Die Kapitel reichen von der Kundenanfrage über die Prozessdokumentation bis zur Kennzahlenauswertung. Jedes Praxis-Kapitel verbindet den Arbeitsablauf mit einem ausgewählten Skill oder einer begründeten Anpassung. Zur Erklärung gehören ein fiktives Beispiel, die benötigten Eingaben, die Anwendung, typische Fehler und die Prüfung des Ergebnisses.

Im vierten Teil geht es um den dauerhaften Einsatz. Einzelne Skills müssen gepflegt werden, wenn sich Vorlagen, Zuständigkeiten oder Systeme ändern. Ihr Nutzen lässt sich erst beurteilen, wenn auch Vorbereitung, Kontrolle und Nacharbeit berücksichtigt werden. Daraus entsteht ein Vorgehen für einen begrenzten Einstieg, den Sie auswerten können, bevor Sie den Einsatz ausweiten.

Lesen Sie die Grundlagen zunächst in der vorgesehenen Reihenfolge. Danach können Sie die Praxis-Kapitel nach Ihrem Bedarf auswählen. Wer gerade Übergaben verbessern möchte, muss nicht zuerst einen Marketingablauf ausprobieren. Wer Angebote schreibt, findet dort einen unmittelbaren Anknüpfungspunkt. Die Kapitel verweisen aufeinander, wenn eine Methode an anderer Stelle ausführlicher erklärt wird.

Vier Rollen, ein gemeinsamer Maßstab

Geschäftsführer brauchen eine Antwort auf die Frage, ob der Einsatz einen relevanten Beitrag zum Unternehmen leistet. IT-Leiter müssen erkennen können, welche Daten und Werkzeuge betroffen sind. Selbstständige benötigen Verfahren, deren Einführung sich auch ohne großes Team lohnt. Abteilungsleiter brauchen Klarheit darüber, wie sich die Arbeit im Team verändert.

In der Praxis können mehrere dieser Rollen in einer Person zusammenfallen. Ein selbstständiger Berater entscheidet über sein Angebot, richtet seine Werkzeuge ein und prüft seine Ergebnisse selbst. Ein Geschäftsführer eines kleinen Unternehmens übernimmt zugleich Teile der IT-Verantwortung. Lesen Sie deshalb die Hinweise für alle Rollen, die Sie tatsächlich ausfüllen.

Für die Bewertung gilt unabhängig von der Rolle derselbe Maßstab: Hilft das Ergebnis bei der nächsten realen Handlung? Eine elegant formulierte Zusammenfassung ist wenig wert, wenn sie einen offenen Entscheidungspunkt verdeckt. Eine schlichte Liste kann dagegen nützlich sein, wenn sie zuverlässig zeigt, welche Angaben für das Angebot noch fehlen.

Unser fiktiver Praxisfall

Als wiederkehrendes Beispiel dient die Lindenwerk Services GmbH, ein frei erfundener Dienstleister mit 28 Beschäftigten. Das Unternehmen betreut digitale Büroabläufe für kleinere Geschäftskunden. Eine Anfrage kommt herein: Ein Kunde möchte seine Dokumentensuche verbessern. Noch ist unklar, welche Bestände betroffen sind, wer Zugriff erhalten soll und welche Ergebnisse als Erfolg gelten.

Aus dieser Anfrage entwickeln sich mehrere Aufgaben. Der Bedarf muss geklärt, ein Gespräch vorbereitet und ein Angebot erstellt werden. Nach dem Auftrag braucht das Team eine saubere Übergabe. Während der Umsetzung werden Entscheidungen und Projektstände dokumentiert. Am Ende lässt sich prüfen, was erreicht wurde und welches Wissen für das nächste Projekt erhalten bleiben sollte.

Wir betrachten diese Aufgaben einzeln. Das macht sichtbar, an welcher Stelle ein Skill hilft und wo eine weitere Entscheidung nötig ist. Ergänzende Situationen zeigen die Arbeit eines Selbstständigen und interne Aufgaben einer Abteilung. Die Unternehmen und Personen sind didaktische Beispiele, keine Referenzkunden und keine Belege für erzielte Einsparungen.

Buch und Skill-Sammlung gehören zusammen

Das Buch erklärt die Anwendung. Die Begleitmaterialien enthalten die dafür vorgesehenen Dateien. Diese Trennung ist praktisch: Sie müssen keine langen Skill-Anweisungen aus einem gedruckten Buch abschreiben und können eine zum beschriebenen Beispiel passende Version verwenden.

Zu jedem später aufgenommenen Praxis-Skill soll eindeutig erkennbar sein, woher er stammt, unter welchen Bedingungen er verwendet werden darf, welche Fassung dem Buch zugrunde liegt und welche Umgebungen tatsächlich geprüft wurden. Eine Anpassung wird als Anpassung kenntlich gemacht. Das ist besonders wichtig, wenn ein ursprünglich umfangreicher Ablauf für den Einstieg auf die Arbeit mit bereitgestellten Texten und Dateien begrenzt wird.

Die Originalquellen der Praxisbausteine sind am Buchende verlinkt. Lesen Sie dort die dokumentierte Fassung und prüfen Sie die Voraussetzungen für Ihre Umgebung. Die Beispiele dieses Buches erläutern den Einsatz; sie ersetzen keinen Ausführungstest des jeweiligen Pakets.

Was Sie für den Einstieg brauchen

Nehmen Sie eine wiederkehrende Aufgabe, die Sie selbst beurteilen können. Sammeln Sie ein typisches Beispiel und überlegen Sie, wie ein gutes Ergebnis aussieht. Für die ersten Übungen genügt fiktives oder entsprechend vorbereitetes Material. Sie müssen nicht sofort vertrauliche Unternehmensunterlagen in eine neue Umgebung übertragen.

Notieren Sie außerdem, welche Arbeit bisher anfällt. Dazu zählen nicht nur Schreiben und Zusammenfassen. Auch das Zusammensuchen von Informationen, Rückfragen, fachliche Kontrolle und Korrekturen gehören dazu. Diese Ausgangslage brauchen Sie später, wenn Sie den Nutzen einschätzen wollen.

Sie werden im Buch immer wieder auf eine einfache Unterscheidung stoßen: Was ist bekannt, was wird angenommen und was muss noch geklärt werden? Sie hilft bei Kundenanfragen ebenso wie bei Projektberichten und Entscheidungsvorlagen. Eine KI darf fehlende Gewissheit nicht dadurch ersetzen, dass sie einen überzeugenden Satz formuliert.

Beginnen wir deshalb mit einer präzisen Vorstellung davon, was ein Skill vorgibt, was die KI daraus macht und welche Aufgaben bei Ihnen bleiben.